Estado de resultados (P&L) en Power BI con DAX

Bienvenido al Nivel 4: Experto. Ya terminaste un panel de ventas completo y publicado. Ahora vas a construir los informes que más se piden en áreas de finanzas y dirección, a conectar Power BI con bases de datos de verdad, a hacer análisis avanzados de clientes y productos, y a prepararte para la certificación oficial. Empezamos por el informe que todo gerente quiere ver: el estado de resultados, o P&L (profit and loss).

El reto técnico es interesante: un estado de resultados no es una lista de categorías que se suman. Tiene líneas que vienen de tablas distintas (ventas, costos, gastos), subtotales que se restan y un orden fijo. Una matriz normal no sabe hacer eso. Lo resolverás con una técnica muy usada por los profesionales: una tabla de estructura y una medida con SWITCH.

Paso 1: la tabla de gastos

El archivo de práctica tiene las ventas y los costos de los productos, pero no los gastos operativos. Créalos con Inicio › Escribir datos (en una empresa real vendrían del sistema contable o de un Excel de finanzas):

Llámala Gastos, revisa que Fecha tenga tipo fecha y Monto tipo número decimal, y relaciona Gastos[Fecha] con Calendario[Date] (lección 8). Así, los gastos responden a los mismos filtros de tiempo que las ventas. Agrega más meses con el mismo formato cuando quieras.

Crea la medida base:

Gastos Operativos = SUM ( Gastos[Monto] )

Paso 2: la tabla de estructura del P&L

Esta tabla define las filas del informe, en orden. Créala también con Escribir datos y llámala Lineas PyG:

Dos detalles importantes:

• Selecciona la columna Linea y, en Herramientas de columnas › Ordenar por columna, elige Orden. Si no, la matriz mostraría las líneas en orden alfabético.
• No relaciones esta tabla con ninguna otra. La medida leerá qué línea se está mostrando y decidirá qué calcular.

Paso 3: la medida que calcula cada línea

Importe PyG =
VAR Linea = SELECTEDVALUE ( 'Lineas PyG'[Linea] )
VAR Tipo  = SELECTEDVALUE ( 'Lineas PyG'[Tipo] )
RETURN
    SWITCH (
        TRUE (),
        Linea = "Ventas", [Ventas Totales],
        Linea = "Costo de ventas", - [Costo Total],
        Linea = "Margen bruto", [Margen],
        Tipo = "Gasto", - CALCULATE ( [Gastos Operativos], Gastos[Cuenta] = Linea ),
        Linea = "Total gastos operativos", - [Gastos Operativos],
        Linea = "Utilidad operativa", [Margen] - [Gastos Operativos]
    )

Cómo funciona:

• SELECTEDVALUE devuelve la línea de la fila que la matriz está calculando (o vacío si hay varias, como en el total).
• SWITCH ( TRUE (), condición, resultado, … ) evalúa las condiciones en orden y devuelve el resultado de la primera que se cumple. Es la forma limpia de escribir muchos SI anidados.
• Los costos y gastos se muestran en negativo, como en un estado de resultados formal: la lectura de arriba abajo "suma" sola.
• Las cuatro líneas de gasto comparten una sola regla: filtran la tabla Gastos por la cuenta con el mismo nombre que la línea. Si mañana agregas "Marketing", solo necesitas una fila nueva en cada tabla.

Y el porcentaje sobre ventas, que es como se analiza un P&L (lección 8 del curso de contabilidad):

% sobre Ventas = DIVIDE ( [Importe PyG], [Ventas Totales] )

Como Lineas PyG no está relacionada con Ventas, [Ventas Totales] no cambia de una línea a otra: siempre es el total de ventas del periodo, justo el denominador que necesitas.

Paso 4: la matriz

1. Inserta un objeto visual Matriz.
2. Filas: 'Lineas PyG'[Linea]. Columnas: año y mes de Calendario. Valores: Importe PyG y % sobre Ventas.
3. En Formato › Subtotales de fila, desactívalos: los subtotales ya son líneas de tu estructura.
4. Filtra el visual a enero de 2025 para comprobar los números.

Lectura de negocio: la distribuidora tiene un margen bruto saludable del 30%, pero los gastos se comen casi todo y la utilidad operativa es de apenas un 2,6%. Una pequeña baja en ventas o una subida del transporte la pondría en pérdida. Eso es lo que hace valioso un P&L en Power BI: con un segmentador de zona o de vendedor, verías qué parte del negocio sostiene al resto.

Paso 5: formato financiero

• Formato de número con separador de miles y dos decimales; los negativos, con signo menos o entre paréntesis, según el estándar de tu empresa.
• Subtotales en negrita: con Formato condicional no se puede poner negrita, pero sí un color de fondo suave. Crea una medida Es Subtotal = IF ( SELECTEDVALUE ( 'Lineas PyG'[Tipo] ) = "Subtotal", 1, 0 ) y úsala en Color de fondo › Valor del campo o con reglas.
• Color en el %: rojo si la utilidad operativa es negativa, con una regla de formato condicional.
• Agrega una columna vs. mes anterior o vs. presupuesto usando las técnicas de inteligencia de tiempo de la lección 8.

Nueva estructura (Orden · Linea · Tipo):
1 Ventas · Ingreso
2 Costo de ventas · Costo
3 Margen bruto · Subtotal
4 Personal · Gasto
5 Alquiler · Gasto
6 Transporte · Gasto
7 Otros gastos · Gasto
8 EBITDA · Subtotal
9 Depreciación · Gasto
10 Total gastos operativos · Subtotal
11 Utilidad operativa · Subtotal

Línea nueva en la medida (antes de "Total gastos operativos"):
Linea = "EBITDA",
    [Margen] - CALCULATE ( [Gastos Operativos], Gastos[Cuenta] <> "Depreciación" ),

Es Subtotal = IF ( SELECTEDVALUE ( 'Lineas PyG'[Tipo] ) = "Subtotal", 1, 0 )

Resumen

• Un P&L combina ventas, costos y gastos de tablas distintas con un orden fijo y subtotales.
• La técnica: una tabla de estructura sin relaciones, ordenada por una columna Orden, y una medida con SWITCH ( TRUE (), … ).
• Costos y gastos en negativo; el % sobre ventas usa el total de ventas como denominador.
• Desactiva los subtotales de la matriz y destaca los tuyos con formato condicional.
• Antes de publicar, cuadra un mes cerrado con el informe contable.

En la próxima lección conectarás Power BI a bases de datos reales: importar o DirectQuery, consultas SQL, la puerta de enlace (gateway) y la actualización programada.