Lección 10 de 16 · Nivel 3: Avanzado
Publicar y compartir en el servicio Power BI con seguridad por filas
- ⏱ 10 min de lectura
- ❓ 3 preguntas de repaso
- ✍️ Ejercicio con solución
En esta lección
- Publicar un informe en el servicio Power BI y organizarlo en áreas de trabajo.
- Programar la actualización automática de los datos y saber cuándo necesitas una puerta de enlace.
- Compartir con paneles, aplicaciones, Teams, suscripciones y alertas.
- Aplicar seguridad por filas para que cada persona vea solo sus datos.
Un informe que vive en tu computadora sirve solo a ti. El servicio Power BI (app.powerbi.com) es donde los informes se publican, se actualizan solos y se comparten con seguridad. En esta lección pasarás del archivo .pbix a una solución que usa toda la empresa.
Licencias: lo que necesitas saber
Para crear informes en Power BI Desktop no necesitas pagar. Para compartir en el servicio, normalmente tanto quien publica como quien consume necesitan una licencia de pago (Pro o Premium por usuario), salvo que el contenido esté en una capacidad dedicada de la empresa (Premium o Fabric de cierto tamaño), en cuyo caso los lectores pueden usar licencias gratuitas. Muchas empresas ya incluyen Power BI Pro en sus planes de Microsoft 365. Las condiciones y precios cambian: consulta la página oficial de precios de Power BI o al área de TI antes de decidir.
Publicar
- En Power BI Desktop, inicia sesión con tu cuenta de trabajo o escuela.
- Pulsa Inicio → Publicar y elige el área de trabajo de destino.
- Se publican dos elementos: el informe (las páginas y gráficos) y el modelo semántico (los datos, relaciones y medidas; antes se llamaba "conjunto de datos").
Cuando hagas cambios, vuelve a publicar en la misma área de trabajo y acepta reemplazar.
Áreas de trabajo y roles
Un área de trabajo es una carpeta compartida para un equipo o proyecto ("Comercial", "Finanzas"). "Mi área de trabajo" es personal: no la uses para contenido que otros necesitan. En cada área asignas roles:
| Rol | Puede |
|---|---|
| Administrador | Todo, incluido gestionar permisos y eliminar el área |
| Miembro | Publicar, editar y compartir contenido, añadir personas con roles inferiores |
| Colaborador | Publicar y editar contenido, pero no compartir ni gestionar permisos |
| Visor | Solo ver e interactuar con el contenido |
Buena práctica: los creadores trabajan en el área de trabajo y los usuarios finales consumen a través de una aplicación (más abajo), no entrando al área.
Actualización programada
En el servicio, abre la configuración del modelo semántico → Actualización programada: elige frecuencia y horas. El número de actualizaciones diarias depende de la licencia (varias al día con Pro, más con capacidades Premium o Fabric).
| Dónde están los datos | ¿Qué necesitas? |
|---|---|
| En la nube: SharePoint, OneDrive para el trabajo, bases de datos en la nube, servicios en línea | Credenciales de la fuente en la configuración del modelo semántico |
| En la red de la empresa o en tu computadora: archivos en una carpeta local, un servidor SQL interno | Una puerta de enlace de datos local (on-premises data gateway) instalada en un equipo que esté siempre encendido |
Si tu fuente es un Excel que actualiza alguien a mano, guárdalo en SharePoint u OneDrive de la empresa y conéctate a él desde ahí (no desde una copia en tu disco). Así el servicio puede actualizarlo sin puerta de enlace.
1. Tu informe lee un archivo de una carpeta de tu computadora y quieres que se actualice solo cada mañana. ¿Qué necesitas?
El servicio está en la nube y no ve tu disco. O llevas el archivo a la nube o instalas una puerta de enlace.
Formas de compartir
| Forma | Para qué |
|---|---|
| Aplicación | Empaquetar varios informes de un área de trabajo con navegación y publicarlos para un público (todo el equipo comercial). Es la forma recomendada para usuarios finales. |
| Compartir un informe | Dar acceso puntual a personas concretas. |
| Panel (dashboard) | Una pantalla con objetos visuales anclados desde uno o varios informes, ideal para monitorear indicadores de un vistazo. |
| Teams y SharePoint | Insertar el informe como pestaña de un canal de Teams o en una página de SharePoint. |
| Suscripciones | Enviar por correo una imagen o un archivo del informe con la frecuencia que elijas (por ejemplo, cada lunes a las 8:00). |
| Alertas | En paneles, recibir un aviso cuando una tarjeta, un KPI o un medidor supere un umbral. |
| Exportar | A PowerPoint (con imágenes o con el informe vivo), PDF o Excel (datos de un objeto visual, según permisos). |
Esa opción crea un enlace público que cualquiera en internet puede ver, sin iniciar sesión. Solo sirve para datos abiertos. Muchas organizaciones la desactivan por seguridad.
Seguridad por filas (RLS)
Con la seguridad a nivel de fila, un solo informe muestra a cada persona solo sus datos: el jefe de la zona Norte ve el Norte; el gerente, todo.
Roles estáticos
- En Power BI Desktop: Modelado → Administrar roles → Nuevo. Crea el rol "Zona Norte".
- Elige la tabla Clientes y escribe el filtro DAX:
[Zona] = "Norte". Gracias a las relaciones, el filtro llega a Ventas. - Pruébalo con Modelado → Ver como → Zona Norte.
- Publica y, en el servicio, en la configuración de Seguridad del modelo semántico, añade a las personas o grupos de ese rol.
Roles dinámicos
Con muchos responsables, en lugar de un rol por zona, crea una tabla "Accesos" con el correo de cada persona y su zona, relaciónala con tu modelo y usa un único rol con este filtro sobre la tabla Accesos:
[Correo] = USERPRINCIPALNAME ()USERPRINCIPALNAME devuelve el correo de quien está viendo el informe. Cuando cambie un responsable, solo actualizas la tabla.
2. Quieres que 15 jefes de tienda vean cada uno solo su tienda en el mismo informe. ¿Qué es más fácil de mantener?
Con seguridad dinámica, los cambios de personal se resuelven actualizando una tabla, sin tocar el informe.
Buenas prácticas de gobierno
- Un modelo semántico, muchos informes: varios informes pueden conectarse al mismo modelo publicado (Obtener datos → Modelos semánticos de Power BI). Así las medidas se definen una sola vez y todos usan la misma cifra de "Ventas".
- Áreas de trabajo separadas para desarrollo y producción cuando el informe es crítico.
- Revisa el historial de actualización y configura avisos de error por correo.
- Documenta las medidas con descripciones (en el panel de propiedades de cada medida).
- Etiquetas de confidencialidad, si tu empresa las usa, para los informes con datos sensibles.
3. Cinco analistas crean informes de ventas y cada uno calcula "Ventas Netas" a su manera. ¿Cuál es la mejor solución?
Un modelo semántico compartido garantiza una única versión de la verdad para todos los informes.
Ejercicio práctico: publica tu informe
- Si tienes una cuenta de trabajo o escuela con acceso a Power BI, publica tu informe en un área de trabajo.
- Configura la actualización programada (lleva tu Excel a OneDrive o SharePoint si hace falta).
- Crea un rol de seguridad por zona y pruébalo con "Ver como".
- Ancla tres tarjetas en un panel y configura una alerta.
- Si no tienes cuenta, haz al menos el paso 3 en Power BI Desktop, que no requiere licencia.
Ver una tabla de accesos de ejemplo para seguridad dinámica
Tabla Accesos:
Correo | Zona
ana.rios@distribuidora.pe | Norte
luis.paz@distribuidora.pe | Sur
carla.vega@distribuidora.pe | Centro
Relación: Accesos[Zona] (1) → Clientes[Zona] (*) — si una persona
puede tener varias zonas, la tabla Accesos tendrá varias filas por
correo y conviene relacionarla con una tabla Zonas intermedia.
Rol "Por correo", filtro en la tabla Accesos:
[Correo] = USERPRINCIPALNAME ()
Para el gerente que debe ver todo, crea otro rol sin filtros
(o no lo incluyas en ningún rol con filtro).Resumen
- Publicar sube el informe y su modelo semántico a un área de trabajo del servicio.
- Para compartir normalmente necesitas licencias de pago o una capacidad de la empresa; revisa las condiciones actuales.
- La actualización programada necesita credenciales para fuentes en la nube o una puerta de enlace para fuentes locales.
- Comparte con aplicaciones, Teams, suscripciones y alertas; nunca publiques en la web datos internos.
- La seguridad por filas, sobre todo la dinámica, muestra a cada persona solo lo que le corresponde.
En la próxima lección subirás tu nivel de DAX: variables, rankings, Top N, segmentación de clientes y técnicas de rendimiento.
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