CRM, embudo de ventas y métricas: previsión y velocidad del embudo | Curso de ventas gratis: técnicas de venta y cierre de básico a avanzado

Lo que lograrás en esta lección

Configurar un CRM con etapas de embudo bien definidas.
Calcular una previsión de ventas ponderada.
Medir las métricas clave: conversión por etapa, tasa de cierre, ticket, ciclo y velocidad del embudo.
Revisar tu embudo cada semana para saber dónde actuar.

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Tu CRM básico con previsión ponderada, tasa de cierre y alertas de oportunidades sin próximo paso.

plantilla-ventas-crm.xlsx · hoja Embudo

Un vendedor con diez oportunidades puede recordarlas de memoria. Con cincuenta, se le olvidan seguimientos, no sabe cuánto venderá el mes que viene y no sabe en qué etapa pierde más ventas. El CRM y las métricas convierten la venta en un proceso que se puede gestionar y mejorar.

El CRM

Un CRM (gestión de la relación con clientes) guarda en un solo lugar tus contactos, empresas, oportunidades, actividades y comunicaciones. Hay opciones con planes gratuitos o económicos para empezar (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Bitrix24, entre otros) y soluciones para grandes equipos (como Salesforce o Microsoft Dynamics). Al principio, una hoja de cálculo bien organizada puede servir; cuando tengas más de 20-30 oportunidades activas o trabajes en equipo, un CRM te ahorrará mucho trabajo.

Lo mínimo que debes registrar

Contacto y empresa, con cargo, teléfono, correo y fuente (de dónde llegó).
Oportunidad: qué podría comprar, importe estimado, etapa, fecha prevista de cierre.
Actividades: llamadas, reuniones y correos, con notas breves.
Próximo paso con fecha (lección 3): la regla de oro.
Motivo de pérdida cuando se pierde: precio, competencia, sin decisión, sin presupuesto, timing…

Si no está en el CRM, no existe

Un CRM solo sirve si se actualiza. Hazlo al terminar cada reunión (2 minutos) o al final del día. Con un CRM desactualizado, la previsión y las métricas mienten.

Las etapas del embudo

Define etapas con criterios de salida objetivos (qué tiene que haber pasado para avanzar), no según la intuición del vendedor:

Etapa	Criterio para estar en ella	Probabilidad orientativa
1. Calificada	Encaja con el cliente ideal y aceptó una reunión	10%
2. Descubrimiento hecho	Necesidad confirmada, decisor identificado	25%
3. Propuesta presentada	Propuesta presentada al decisor	50%
4. Negociación	El cliente eligió tu solución; se negocian condiciones	75%
5. Ganada / Perdida	Firma o decisión negativa	100% / 0%

Las probabilidades deberían ajustarse con tus datos históricos: qué porcentaje de las oportunidades que llegaron a cada etapa terminó ganándose.

La previsión de ventas ponderada

Multiplica el importe de cada oportunidad por la probabilidad de su etapa y suma:

Etapa	Oportunidades	Importe total	Probabilidad	Valor ponderado
Calificada	12	S/ 60.000	10%	S/ 6.000
Descubrimiento	8	S/ 40.000	25%	S/ 10.000
Propuesta	6	S/ 36.000	50%	S/ 18.000
Negociación	3	S/ 18.000	75%	S/ 13.500
Total	29	S/ 154.000		S/ 47.500

El embudo "suma" S/ 154.000, pero la expectativa razonable es de unos S/ 47.500. Para la previsión del mes, usa solo las oportunidades con fecha de cierre prevista en ese mes. Y regla práctica: muchos equipos buscan tener en el embudo entre 3 y 4 veces su meta para cumplirla con tranquilidad (la cifra exacta depende de tu tasa de cierre).

1. Tienes 4 oportunidades en etapa de propuesta (50%) de S/ 10.000 cada una y 2 en negociación (75%) de S/ 8.000 cada una. ¿Cuál es el valor ponderado?

S/ 56.000
S/ 32.000
S/ 28.000

4 × 10.000 × 0,5 = 20.000; 2 × 8.000 × 0,75 = 12.000; total S/ 32.000.

Las métricas clave

Métrica	Fórmula	Qué te dice
Conversión por etapa	Oportunidades que pasan a la siguiente etapa ÷ oportunidades que entraron en la etapa	Dónde se atascan o se pierden las ventas
Tasa de cierre	Ganadas ÷ (ganadas + perdidas)	Eficacia general del proceso
Ticket medio	Importe ganado ÷ número de ventas	Si vendes soluciones completas o solo lo mínimo
Ciclo de venta	Días promedio desde la creación hasta el cierre	Cuánto tarda en convertirse en ingresos
Actividad	Llamadas, reuniones y propuestas por semana	Si el embudo se alimenta lo suficiente
Motivos de pérdida	Distribución de los motivos	Qué mejorar: precio, producto, calificación, seguimiento

La velocidad del embudo

Combina cuatro palancas en una sola cifra: cuánto dinero genera tu embudo por día.

Velocidad = (oportunidades activas × tasa de cierre × ticket medio) ÷ ciclo en días

Ejemplo: 20 oportunidades × 25% × S/ 5.000 ÷ 45 días ≈ S/ 556 al día
                                                      ≈ S/ 16.700 al mes

Para vender más tienes cuatro opciones: más oportunidades, mejor tasa de cierre, ticket más alto o ciclo más corto. Por ejemplo, subir la tasa de cierre del 25% al 30% con el mismo embudo lleva la velocidad a unos S/ 20.000 al mes.

2. Ganaste 12 oportunidades y perdiste 28 este trimestre. ¿Cuál es tu tasa de cierre?

12 ÷ (12 + 28) = 12 ÷ 40 = 30%.

Diagnosticar con las métricas

Síntoma	Causa probable	Qué hacer
Pocas oportunidades nuevas	Poca prospección o mala fuente	Proteger bloques de prospección, pedir referidos, coordinar con marketing (lección 3)
Muchas oportunidades, pocas pasan de descubrimiento	Mala calificación	Revisar el perfil de cliente ideal y BANT
Muchas propuestas, pocos cierres	Descubrimiento débil, propuestas sin el decisor, poco seguimiento	Mejorar descubrimiento (lección 5), presentar al decisor (6), seguimiento (10)
Pérdidas por precio	Valor no demostrado o cliente equivocado	Cuantificar el problema, ofrecer opciones (6 y 7)
Ciclo cada vez más largo	Oportunidades estancadas	Plan de acción conjunto, cerrar las oportunidades sin avance (8)

La revisión semanal del embudo

30 a 60 minutos cada semana, solo o con tu jefe:

¿Qué oportunidades avanzaron, cuáles se ganaron y cuáles se perdieron (y por qué)?
¿Qué oportunidades llevan más de dos semanas sin moverse? ¿Qué paso las desbloquea o hay que cerrarlas como perdidas?
¿Todas tienen próximo paso con fecha?
¿La previsión del mes alcanza la meta? Si no, ¿qué oportunidades se pueden acelerar y cuánta prospección extra hace falta?
¿Cumplí la actividad planificada?

Limpia el embudo sin miedo

Mantener oportunidades "muertas" para que el embudo parezca grande engaña a todos, empezando por ti. Ciérralas como perdidas con su motivo y programa un recontacto si tiene sentido. Un embudo realista es la base de una buena previsión.

3. Tienes muchas propuestas enviadas pero cierras pocas. ¿Dónde está probablemente el problema?

En la prospección: necesitas más contactos.
En el descubrimiento, en presentar sin el decisor o en el seguimiento de las propuestas.
En el CRM que usas.

Si las oportunidades llegan a propuesta pero no cierran, el problema está en las etapas intermedias y finales, no en la cantidad de contactos.

Ejercicio práctico: tu embudo en números

Configura tus etapas en un CRM o en una hoja de cálculo con criterios de salida claros.
Carga todas tus oportunidades activas con importe, etapa, fecha prevista y próximo paso.
Calcula tu previsión ponderada del mes y del trimestre.
Calcula tu tasa de cierre, ticket medio, ciclo de venta y velocidad del embudo con tus datos del último semestre.
Identifica la palanca que más impacto tendría y define una acción para mejorarla.

Ver una hoja de cálculo mínima para el embudo

Columnas:
Empresa | Contacto | Fuente | Importe | Etapa | Probabilidad |
Ponderado (=Importe*Probabilidad) | Fecha creación | Fecha prevista cierre |
Próximo paso | Fecha próximo paso | Estado (Abierta/Ganada/Perdida) | Motivo pérdida

Fórmulas útiles (Excel en español):
Previsión del mes:   =SUMAR.SI.CONJUNTO(G:G;L:L;"Abierta";I:I;">="&FECHA(2026;11;1);I:I;"<="&FECHA(2026;11;30))
Tasa de cierre:      =CONTAR.SI(L:L;"Ganada")/(CONTAR.SI(L:L;"Ganada")+CONTAR.SI(L:L;"Perdida"))
Sin próximo paso:    =CONTAR.SI.CONJUNTO(L:L;"Abierta";J:J;"")

Aprende a construir tablas como esta en nuestro curso de Excel, y a convertirlas en un panel con Power BI.

Resumen

El CRM centraliza contactos, oportunidades y actividades; solo sirve si se actualiza.
Define etapas con criterios de salida y probabilidades basadas en tus datos.
La previsión ponderada da una expectativa realista; el embudo necesita varias veces la meta.
Mide conversión por etapa, tasa de cierre, ticket, ciclo y velocidad del embudo.
Revisa el embudo cada semana y limpia las oportunidades estancadas.

En la próxima lección reunirás todo en tu plan de ventas: metas, actividad, rutina, comisiones y el uso de la inteligencia artificial en ventas.