Introducción a Excel: interfaz, celdas y cómo organizar los datos | Curso de Excel gratis: de básico a avanzado

Lo que lograrás en esta lección

Moverte por la interfaz de Excel: libros, hojas, celdas y rangos.
Escribir datos con el tipo correcto (números, texto y fechas) para que se puedan calcular.
Usar los atajos y el controlador de relleno para trabajar el doble de rápido.
Organizar tus datos como una lista lista para analizar.

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Descárgalo ahora: lo usarás en casi todas las lecciones. Cada hoja indica en qué lección practicarla.

practica-excel.xlsx · 300 ventas de ejemplo, catálogo, notas y datos para limpiar

Excel es la herramienta de trabajo más pedida en ofertas de empleo administrativo, contable, comercial y de logística. La buena noticia es que no necesitas saberlo todo: con un 20% de sus funciones resuelves el 80% de las tareas reales. Este curso va directo a ese 20%, en orden y con ejercicios.

En esta primera lección vas a entender cómo está organizada una hoja de cálculo, cómo moverte rápido por ella y cómo introducir datos sin crear problemas que luego te obliguen a rehacer el trabajo.

Qué es Excel y para qué se usa en el trabajo

Excel es una hoja de cálculo: una cuadrícula donde guardas datos y haces cálculos que se actualizan solos cuando cambias un número. En la práctica se usa para cuatro cosas:

Registrar datos: ventas, inventario, asistencia, gastos, clientes.
Calcular: totales, comisiones, impuestos, márgenes, notas.
Analizar: comparar meses, encontrar el producto que más vende, detectar errores.
Presentar: gráficos y resúmenes para jefes o clientes.

Todo lo que aprendas aquí funciona igual en Excel 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365. Casi todo funciona también en Google Sheets y en LibreOffice Calc; cuando haya diferencias te lo indicaremos.

Las partes de la pantalla

Al abrir un libro nuevo verás estas zonas. Vale la pena aprender sus nombres, porque los usaremos en todo el curso:

Elemento	Qué es	Para qué te sirve
Cinta de opciones	Las pestañas de arriba: Inicio, Insertar, Fórmulas, Datos…	Todas las herramientas están agrupadas aquí.
Cuadro de nombres	La casilla a la izquierda de la barra de fórmulas	Te dice en qué celda estás (por ejemplo, `B4`) y te permite saltar a otra escribiéndola.
Barra de fórmulas	La línea larga junto a fx	Muestra el contenido real de la celda: si hay una fórmula, la ves aquí aunque en la celda aparezca el resultado.
Columnas	Letras: A, B, C… hasta XFD	Cada columna suele ser un tipo de dato (fecha, producto, precio).
Filas	Números: 1, 2, 3… hasta 1.048.576	Cada fila suele ser un registro (una venta, un cliente).
Hojas	Pestañas abajo: Hoja1, Hoja2…	Separar temas dentro del mismo archivo (Enero, Febrero, Resumen).

Un archivo de Excel se llama libro. Un libro contiene hojas. Cada hoja es una cuadrícula de celdas, y cada celda se nombra por su columna y su fila: la celda de la columna C y la fila 5 es C5. A un grupo de celdas se le llama rango y se escribe con dos puntos: A1:A10 son las diez primeras celdas de la columna A.

Tipos de datos: el error que arruina más hojas

Excel distingue tres tipos de contenido, y entender la diferencia te ahorrará horas:

Números (incluye fechas y horas, que internamente también son números). Se alinean a la derecha por defecto.
Texto. Se alinea a la izquierda.
Fórmulas. Siempre empiezan con el signo =.

El error clásico

Escribir 1.500 soles o $1500 con la palabra o el símbolo a mano. Excel lo guarda como texto y ya no puede sumarlo. Escribe solo el número (1500) y aplica el formato de moneda después. La pista visual: si un número se alinea a la izquierda, sospecha.

Con las fechas pasa algo parecido. Si escribes 15/03/2026 y Excel lo alinea a la derecha, lo reconoció como fecha. Si queda a la izquierda, tu configuración regional espera otro orden (mes/día/año) y la tomó como texto.

1. ¿Cuál es la forma correcta de escribir un precio de 1250 soles en una celda?

S/ 1250 (con el símbolo escrito)
1250, y aplicar después el formato de moneda
1250 soles

Los números se escriben sin símbolos ni palabras; el formato se aplica después. Si escribes el símbolo, Excel puede tratarlo como texto y no podrá calcular con él.

Moverte rápido: los atajos que sí vas a usar

No hace falta memorizar cien atajos. Estos diez cubren casi todo el trabajo diario:

Atajo	Qué hace
`Ctrl` + `flecha`	Salta al final del bloque de datos en esa dirección.
`Ctrl` + `Shift` + `flecha`	Selecciona hasta el final del bloque. Ideal para seleccionar una columna con miles de filas.
`Ctrl` + `Inicio`	Vuelve a la celda A1.
`F2`	Edita la celda activa sin borrar su contenido.
`Ctrl` + `Z` / `Ctrl` + `Y`	Deshacer / rehacer.
`Ctrl` + `C` / `V` / `X`	Copiar / pegar / cortar.
`Ctrl` + `;`	Escribe la fecha de hoy.
`Alt` + `Enter`	Salto de línea dentro de la misma celda.
`Ctrl` + `Espacio` / `Shift` + `Espacio`	Selecciona la columna / la fila entera.
`Ctrl` + `G`	Guardar (en Excel en inglés es `Ctrl` + `S`).

El controlador de relleno: tu primera automatización

Si seleccionas una celda verás un pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha. Es el controlador de relleno. Arrástralo hacia abajo y Excel continúa la serie:

Escribe Enero y arrastra: obtienes Febrero, Marzo, Abril…
Escribe 1 y 2 en dos celdas, selecciona ambas y arrastra: 3, 4, 5…
Escribe una fecha y arrastra: los días siguientes.
Si la celda tiene una fórmula, la copia adaptándola a cada fila (lo verás en la lección de referencias).

Truco: doble clic en el controlador rellena automáticamente hasta donde haya datos en la columna de al lado. Con 5.000 filas, eso es la diferencia entre un segundo y un minuto arrastrando.

2. Escribes "Enero" en A1 y arrastras el controlador de relleno hacia abajo. ¿Qué ocurre?

Se copia "Enero" en todas las celdas
Excel completa Febrero, Marzo, Abril…
Aparece un error

El controlador de relleno reconoce series como meses, días de la semana o números con patrón y las continúa automáticamente.

Cómo organizar los datos para que todo lo demás funcione

Las fórmulas, filtros y tablas dinámicas que verás en este curso funcionan solas si tus datos siguen estas cinco reglas. Si no, todo se complica:

Una fila de encabezados, en la fila 1, con nombres cortos y únicos: Fecha, Cliente, Producto, Cantidad, Precio.
Un registro por fila. Nada de juntar dos ventas en la misma fila.
Un tipo de dato por columna. La columna Precio solo tiene números.
Sin filas ni columnas vacías en medio de los datos.
Sin celdas combinadas dentro de la tabla de datos. Combinar se ve bonito, pero rompe el ordenar, filtrar y copiar fórmulas.

Regla de oro

Separa los datos de los informes. Una hoja guarda los registros crudos, en formato de lista. Otra hoja hace los cálculos y gráficos. Así puedes añadir datos nuevos sin romper el resumen.

3. ¿Cuál de estas prácticas complica más el análisis posterior de una lista de datos?

Poner los encabezados en la fila 1
Escribir un registro por fila
Combinar celdas dentro de la tabla de datos

Las celdas combinadas rompen el ordenamiento, los filtros y las tablas dinámicas. Una lista limpia tiene encabezados en una fila y un registro por fila.

Guardar y formatos de archivo

El formato normal es .xlsx. Usa .xlsm solo si el libro tiene macros, y .csv cuando tengas que importar o exportar datos a otro sistema (un CSV no guarda formatos, fórmulas ni varias hojas: solo los valores de una hoja). Si trabajas en Microsoft 365 con OneDrive, el autoguardado está activo y puedes recuperar versiones anteriores desde Archivo → Información → Historial de versiones.

Ejercicio práctico

Crea un libro nuevo y en la hoja 1 arma una lista de gastos de una semana con estas columnas: Fecha, Concepto, Categoría, Monto. Introduce al menos 10 filas.

Usa el controlador de relleno para las fechas.
Escribe los montos sin símbolos de moneda.
Cambia el nombre de la hoja a Gastos (doble clic en la pestaña).
Selecciona toda la columna Monto con Ctrl + Shift + ↓ y mira la barra de estado (abajo a la derecha): Excel ya te muestra la suma, el promedio y el recuento sin escribir ninguna fórmula.

¿Cómo sé si lo hice bien?

Todas las fechas y montos deben estar alineados a la derecha. Si la barra de estado muestra solo "Recuento" y no "Suma", algún monto quedó como texto: búscalo (estará alineado a la izquierda), bórralo y escríbelo de nuevo solo con dígitos.

Resumen

Un libro tiene hojas; una hoja tiene celdas que se nombran columna + fila (C5).
Los números van sin símbolos: el formato se aplica después.
Las fórmulas empiezan siempre con =.
Datos en forma de lista: encabezados en la fila 1, un registro por fila, sin celdas combinadas.

Usaremos esta lista de gastos en la siguiente lección para escribir tus primeras fórmulas.