Validación de datos, listas desplegables y protección de hojas | Curso de Excel gratis: de básico a avanzado

Lo que lograrás en esta lección

Crear listas desplegables, también dependientes (país → ciudad).
Impedir que se escriban datos incorrectos: fechas fuera de rango, duplicados, textos en columnas de números.
Proteger tus hojas para que otros solo puedan escribir donde tú decidas.

Las fórmulas de las lecciones anteriores solo funcionan si los datos están bien escritos. Basta con que alguien escriba "Norte " con un espacio, "norte" en minúsculas o una fecha imposible para que un SUMAR.SI.CONJUNTO o un BUSCARV fallen en silencio. La validación de datos evita el problema en el origen: Excel no deja escribir lo que no corresponde.

Dónde está y qué permite

Selecciona las celdas y ve a Datos → Validación de datos. En la pestaña Configuración, el desplegable Permitir ofrece:

Opción	Para qué	Ejemplo
Número entero	Cantidades, edades	Entre 1 y 500 unidades
Decimal	Precios, porcentajes	Descuento entre 0 y 0,3
Lista	Valores fijos	Región: Norte, Sur, Centro
Fecha	Fechas dentro de un rango	Entre el 01/01/2026 y hoy
Longitud del texto	Códigos de largo fijo	DNI de 8 caracteres
Personalizada	Cualquier regla con una fórmula	No permitir duplicados

Listas desplegables

Es el uso más común y el que más errores evita.

Lista escrita a mano

En Permitir elige Lista y en Origen escribe los valores separados por punto y coma (o coma, según tu configuración regional): Pendiente;En proceso;Entregado. Útil para listas cortas que casi nunca cambian.

Lista desde un rango (la forma profesional)

En una hoja auxiliar (por ejemplo, Listas), escribe los valores en una columna y conviértela en tabla de Excel (lección 4). Llámala tblRegiones.
Selecciona la columna de la tabla y dale un nombre en el cuadro de nombres, por ejemplo Regiones.
En la validación, elige Lista y escribe como origen: =Regiones.

Ventaja: si añades una región nueva a la tabla, aparece sola en todos los desplegables.

En Microsoft 365: lista sin duplicados automática

Si tienes una columna con clientes repetidos, escribe en una celda auxiliar =ORDENAR(UNICOS(Ventas[Cliente])). Si esa fórmula está en J2, usa como origen de la validación =$J$2#. El símbolo # significa "todo el resultado de la fórmula", aunque crezca. Lo verás a fondo en la lección 10.

Listas dependientes: país → ciudad

Quieres que, al elegir "Perú" en la columna A, la columna B solo ofrezca ciudades peruanas.

Crea una columna por país con sus ciudades, y nombra cada rango exactamente como el país: Peru, Mexico, Colombia (los nombres no admiten espacios ni tildes).
En la columna A, crea una lista con los países (escritos igual que los nombres).
En la columna B, crea una lista con el origen =INDIRECTO(A2).

INDIRECTO convierte el texto de A2 en una referencia: si A2 dice "Peru", la lista de B2 usa el rango Peru.

1. ¿Cuál es la principal ventaja de que el origen de la lista sea una tabla con nombre?

Que la lista se ve con colores.
Que al añadir valores a la tabla, aparecen solos en el desplegable.
Que nadie puede cambiar la lista.

Las tablas crecen solas, y el nombre apunta siempre a toda la columna.

Reglas personalizadas con fórmulas

En Permitir → Personalizada escribes una fórmula que debe dar VERDADERO para aceptar el dato. Se escribe pensando en la primera celda del rango seleccionado (las referencias relativas se ajustan solas, como en el formato condicional).

Regla	Fórmula (rango desde A2)
No permitir duplicados en la columna A	`=CONTAR.SI($A:$A;A2)=1`
Solo números positivos	`=Y(ESNUMERO(A2);A2>0)`
Código que empiece por "PE-"	`=IZQUIERDA(A2;3)="PE-"`
Fecha que no sea fin de semana	`=DIASEM(A2;2)<6`
Correo con @	`=ESNUMERO(HALLAR("@";A2))`

2. Quieres impedir que se repita un número de factura en la columna B (desde B2). ¿Qué fórmula usas?

=CONTAR.SI($B:$B;B2)>1
=CONTAR.SI($B:$B;B2)=1
=CONTAR(B2)=1

La regla debe ser VERDADERA para aceptar: el número debe aparecer una sola vez en la columna.

Mensajes que ayudan

Mensaje de entrada: aparece al seleccionar la celda. Ejemplo: "Escribe la fecha de entrega (dd/mm/aaaa)".
Mensaje de error: aparece si el dato no cumple. Tiene tres estilos:
- Detener: no deja continuar (el más seguro).
- Advertencia: avisa, pero permite aceptar.
- Información: solo informa.

La validación no es infalible

Si alguien pega datos desde otro lugar, la validación no los revisa. Para encontrar datos inválidos ya existentes, usa Datos → Validación de datos → Rodear con un círculo datos no válidos. Y si los datos son críticos, combina la validación con la protección de la hoja.

Proteger hojas y libros

Por defecto, todas las celdas están marcadas como "bloqueadas", pero el bloqueo solo actúa cuando proteges la hoja. El orden correcto es:

Selecciona las celdas donde otros sí deben escribir (las de entrada de datos).
Ctrl + 1 → pestaña Proteger → desmarca Bloqueada.
Opcional: en las celdas con fórmulas, marca Oculta para que no se vea la fórmula en la barra.
Revisar → Proteger hoja, con contraseña si quieres, y marca lo que se permite (seleccionar celdas, usar filtros, ordenar…).

Además, Revisar → Proteger libro impide añadir, borrar, mover u ocultar hojas. Para que distintas personas editen distintos rangos con su propia contraseña, usa Revisar → Permitir edición de rangos.

Protección no es seguridad

La protección de hoja evita errores accidentales, pero no es un cifrado: existen herramientas para quitarla. Para información confidencial, usa Archivo → Información → Proteger libro → Cifrar con contraseña, y guarda esa contraseña en un lugar seguro: si la pierdes, no se puede recuperar.

3. Proteges la hoja y nadie puede escribir en ninguna celda, ni siquiera en las de entrada. ¿Qué olvidaste?

Poner contraseña.
Desmarcar "Bloqueada" en las celdas de entrada antes de proteger.
Proteger también el libro.

Todas las celdas vienen bloqueadas por defecto. Hay que desbloquear las de entrada antes de activar la protección.

4. Alguien pegó datos en una columna con validación. ¿Cómo encuentras los que no cumplen la regla?

La validación los habría rechazado.
Con "Rodear con un círculo datos no válidos".
Con Ctrl + Z.

Pegar se salta la validación. La opción de círculos marca los datos que incumplen la regla.

Reto: un formulario de pedidos a prueba de errores

Crea una hoja con las columnas Fecha, Cliente, Producto, Cantidad, Estado y Total:

Fecha: solo fechas desde el 01/01/2026 hasta hoy (=HOY() como fecha final).
Producto: lista desde una tabla de productos.
Cantidad: número entero entre 1 y 1.000, con mensaje de entrada.
Estado: lista "Pendiente; Enviado; Entregado".
Total: fórmula con BUSCARX o BUSCARV del precio por la cantidad.
Protege la hoja de modo que solo se pueda escribir en las cinco primeras columnas.

Pistas

En la fecha, elige Fecha → entre, inicio 01/01/2026 y fin =HOY().
Antes de proteger, selecciona las columnas A a E de la zona de datos y desmarca Bloqueada.
Prueba a escribir una cantidad de 0 o un producto que no existe: debe aparecer tu mensaje de error.

Resumen

Datos → Validación de datos limita lo que se puede escribir en una celda.
Listas desde tablas con nombre; listas dependientes con INDIRECTO.
Reglas personalizadas con fórmulas como =CONTAR.SI($A:$A;A2)=1.
Para proteger: primero desbloquea las celdas de entrada, luego protege la hoja.

En la próxima lección empieza el nivel avanzado con las tablas dinámicas: resumirás miles de filas en segundos.