Formato de celdas, formato condicional y tablas de Excel

Una hoja bien formateada no es solo más bonita: se lee más rápido, transmite profesionalidad y reduce errores. En esta lección aprenderás a dar formato a números y fechas, a resaltar datos automáticamente con el formato condicional y a convertir tus listas en tablas de Excel, la función que más tiempo ahorra a la mayoría de usuarios.

Formato de número: el valor no cambia, solo cómo se ve

Lo primero que hay que entender: el formato no modifica el dato. Si una celda contiene 0,1834 y le aplicas formato de porcentaje sin decimales, verás 18%, pero Excel sigue calculando con 0,1834. Por eso nunca debes "redondear" cambiando el formato si el resultado tiene que ser exacto: usa la función REDONDEAR.

Los formatos se aplican en Inicio → Número o con Ctrl + 1, que abre el cuadro completo de formato de celdas:

Formatos personalizados útiles

En Ctrl + 1 → Personalizada puedes crear formatos propios. Tres que vale la pena conocer:

• #.##0 "unid." → muestra 1.250 unid. y sigue siendo un número que se puede sumar. Así resuelves el error de la lección 1 sin escribir texto en la celda.
• dddd → muestra el día de la semana de una fecha (lunes).
• #.##0,0;[Rojo]-#.##0,0 → los negativos se ven en rojo.

Formato condicional: que Excel resalte lo importante

El formato condicional cambia el aspecto de una celda según su valor. Está en Inicio → Formato condicional. Los usos más prácticos:

1. Resaltar reglas de celdas: mayor que, menor que, entre, igual a, texto que contiene, fechas (ayer, la semana pasada) y valores duplicados. Este último es buenísimo para encontrar facturas o correos repetidos.
2. Reglas superiores e inferiores: los 10 mejores, el 10% inferior, por encima del promedio.
3. Barras de datos: un pequeño gráfico de barras dentro de cada celda. Ideal para comparar ventas de un vistazo.
4. Escalas de color: de verde a rojo según el valor (mapas de calor).
5. Conjuntos de iconos: flechas o semáforos.

Reglas con fórmula: el nivel profesional

Si eliges Nueva regla → Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato, puedes resaltar filas completas. Por ejemplo, para pintar de rojo toda la fila de un pedido cuyo estado (columna E) sea "Pendiente":

1. Selecciona todo el rango de datos, por ejemplo A2:F200.
2. Crea la regla con esta fórmula: =$E2="Pendiente"
3. Elige el relleno y acepta.

Observa la referencia mixta de la lección anterior: $E fija la columna para que todas las celdas de la fila miren el estado, y el 2 sin dólar permite que cada fila se evalúe a sí misma.

Otra regla muy útil: resaltar facturas vencidas. Si la fecha de vencimiento está en la columna D: =$D2<HOY().

Tablas de Excel: la herramienta infravalorada

Una tabla (no confundir con "un rango con bordes") es un objeto especial de Excel que convierte tu lista en algo inteligente. Para crearla, haz clic dentro de los datos y ve a Insertar → Tabla (o Inicio → Dar formato como tabla), confirma que "La tabla tiene encabezados" esté marcado y acepta.

Al instante obtienes:

• Filtros y ordenación en cada encabezado.
• Filas con bandas de color alterno para leer mejor.
• Expansión automática: si escribes en la fila siguiente, se añade a la tabla, y las fórmulas, formatos y gráficos que dependen de ella se actualizan.
• Columnas calculadas: escribes una fórmula en una celda de una columna y se copia sola a toda la columna.
• Fila de totales: en la pestaña Diseño de tabla, marca "Fila de totales" y elige suma, promedio, recuento… para cada columna. Estos totales respetan los filtros.
• Encabezados fijos: al bajar, los nombres de columna reemplazan las letras A, B, C.

Referencias estructuradas

Dentro de una tabla, las fórmulas usan nombres en lugar de coordenadas. Si tu tabla se llama Ventas (cámbiale el nombre en Diseño de tabla → Nombre de la tabla), puedes escribir:

=[@Cantidad]*[@Precio]          ← dentro de la tabla: cantidad por precio de esta fila
=SUMA(Ventas[Importe])           ← desde cualquier hoja: suma toda la columna Importe

La segunda fórmula tiene una ventaja enorme: cuando agregues ventas nuevas, el total las incluirá sin que tengas que tocar nada. Con un rango normal (=SUMA(D2:D500)), la venta 501 quedaría fuera.

Ordenar y filtrar correctamente

• Ordenar por varias columnas: Datos → Ordenar y agrega niveles. Por ejemplo, primero por Región (A-Z) y luego por Importe (de mayor a menor).
• Filtros de texto, número y fecha: desde la flecha del encabezado puedes filtrar "contiene", "mayor que", "este mes", etc.
• Filtrar por color: útil combinado con el formato condicional.

Nunca ordenes una sola columna seleccionándola sola: separarías los datos de su fila. Si trabajas con una tabla de Excel, este riesgo desaparece.

Inmovilizar paneles e imprimir sin sorpresas

Con listas largas, fija la fila de encabezados en Vista → Inmovilizar → Inmovilizar fila superior. Antes de imprimir o exportar a PDF, revisa Diseño de página: orientación horizontal para tablas anchas, "Ajustar todas las columnas en una página" y "Imprimir títulos" para repetir los encabezados en cada hoja.

Resumen

• El formato cambia la apariencia, no el valor. Ctrl + 1 abre todas las opciones.
• El formato condicional con fórmulas permite resaltar filas completas.
• Las tablas de Excel crecen solas, copian fórmulas y hacen tus totales a prueba de olvidos.

En la próxima lección: Función SI en Excel: SI anidado, SI.CONJUNTO, Y, O y SI.ERROR. Verás cómo hacer que Excel tome decisiones con una o varias condiciones, con ejemplos reales.