Asientos de ajuste y cierre contable

Durante el mes registras lo que tiene comprobante: facturas, pagos, cobros. Pero hay hechos económicos que no generan un papel ese día: el seguro que pagaste en enero y cubre todo el año, los sueldos que se trabajaron pero se pagan el mes siguiente, el cliente que probablemente no pagará. Los asientos de ajuste los incorporan antes de preparar los estados financieros. Sin ellos, la utilidad de cada mes sería engañosa.

Los cinco tipos de ajustes

1. Gastos pagados por adelantado

Café Aurora paga en enero un seguro anual de 1.200. No es un gasto de enero: es un activo (un derecho a estar asegurada 12 meses) que se consume mes a mes.

2. Gastos devengados no pagados

Los empleados trabajaron los últimos días del mes por un importe de 400 que se pagará el día 5 del mes siguiente. El gasto pertenece a este mes:

Lo mismo con los intereses del préstamo del mes (Gastos financieros contra Intereses por pagar) o con los servicios consumidos cuya factura llega después. Cuando se paga, se carga el pasivo y se abona Bancos: el gasto ya estaba registrado.

3. Ingresos cobrados por adelantado

Una empresa contrata a Café Aurora para servir el café de sus reuniones durante 3 meses y paga 900 por adelantado. Ese cobro no es todavía un ingreso: es una obligación (un pasivo) de prestar el servicio.

4. Ingresos devengados no cobrados

Si al cierre ya prestaste un servicio que facturarás el mes siguiente, lo reconoces ahora: cargo a Ingresos por facturar (o Clientes) y abono a Ventas de servicios.

5. Estimaciones: depreciación, incobrables y provisiones

Depreciación

Ya la viste en las lecciones 3 y 5: cada mes, cargo a Gasto de depreciación y abono a Depreciación acumulada.

Cuentas incobrables

Si vendes a crédito, algunos clientes no pagarán. El principio de prudencia exige estimarlo antes de saber quiénes. Supón cuentas por cobrar de 8.000 y que, por tu experiencia, un 3% no se cobra:

En el balance, Clientes aparece por 8.000 − 240 = 7.760, lo que realmente esperas cobrar. Cuando un cliente concreto resulta incobrable, se carga la estimación y se abona Clientes: el gasto ya estaba reconocido. (Cada país tiene reglas tributarias propias sobre cuándo esta pérdida es deducible de impuestos; consúltalo con tu contador.)

Provisiones

Son obligaciones probables cuyo importe o fecha son inciertos: vacaciones y beneficios laborales devengados, garantías de productos vendidos, juicios en curso. Se reconoce un gasto y un pasivo por la mejor estimación.

El cierre del ejercicio

Al terminar el año (o el periodo contable que use tu empresa) se hace el cierre:

1. Registrar todos los ajustes y revisar la balanza de comprobación.
2. Cerrar las cuentas de resultados: ingresos y gastos se dejan en cero trasladando sus saldos a una cuenta puente, Resultado del ejercicio (o Pérdidas y ganancias).
3. Trasladar el resultado al capital: a Resultados acumulados, salvo que los socios decidan repartir dividendos o constituir reservas.
4. Preparar los estados financieros definitivos.
5. Asiento de apertura del nuevo ejercicio con los saldos de las cuentas de balance.

Con los números del primer mes de Café Aurora (ventas 4.200; gastos 1.200 + 1.200 + 1.600 + 100 = 4.100):

Resultado del ejercicio queda con saldo acreedor de 100: la utilidad. Es exactamente la que calcularás en el estado de resultados de la próxima lección.

Checklist de cierre mensual

1. Registrar todas las facturas de compra y venta del mes.
2. Conciliar cada cuenta bancaria con su extracto.
3. Contar el inventario (o una muestra) y ajustar diferencias.
4. Revisar clientes vencidos y actualizar la estimación de incobrables.
5. Revisar proveedores: ¿falta alguna factura de un servicio recibido?
6. Registrar depreciación, gastos devengados y diferidos.
7. Revisar la balanza: ¿algún saldo con signo raro o importe inesperado?
8. Preparar estado de resultados, balance y flujo de efectivo.

1) Gasto de software                       100
       Licencias pagadas por adelantado         100
2) Gasto de electricidad                  180
       Cuentas por pagar (servicios)            180
3) Anticipos de clientes                1.000
       Ventas de servicios                    1.000
4) Gasto por cuentas incobrables          300
       Estimación para cuentas incobrables      300

Resumen

• Los ajustes aplican el devengo: gastos e ingresos en el periodo en que ocurren.
• Pagos y cobros adelantados se registran como activo o pasivo y se reconocen mes a mes.
• Las estimaciones (depreciación, incobrables, provisiones) reflejan la prudencia.
• El cierre traslada el resultado al capital y deja las cuentas de resultados en cero.

En la próxima lección empezarás a leer los estados financieros con el estado de resultados y el punto de equilibrio.