Cuánto cuesta un trabajador: planilla o nómina, aportes y provisiones

Lo que lograrás en esta lección

Diferenciar sueldo bruto, sueldo neto y costo total para la empresa.
Calcular el costo mensual real de un trabajador con aportes y beneficios.
Registrar la planilla o nómina y sus provisiones con partida doble.
Calcular el costo por hora productiva para fijar precios y decidir contrataciones.

"Le pago 2.000 al mes" es una de las frases más engañosas en un negocio. El trabajador recibe menos de 2.000 y a la empresa le cuesta bastante más. Entre ambas cifras están los aportes a la seguridad social, los beneficios que se pagan una o dos veces al año y las provisiones. No conocer esa diferencia lleva a cotizar servicios por debajo del costo, a contratar sin poder sostenerlo o a llevarse sorpresas en diciembre.

Las cifras dependen de tu país

Los porcentajes de esta lección son de ejemplo, para aprender el método. Cada país (y a veces cada régimen o tamaño de empresa) tiene sus propias tasas, topes y beneficios. Antes de calcular la planilla real, confirma las cifras vigentes con tu contador o la autoridad laboral.

Tres cifras distintas

Cifra	Qué es	Ejemplo
Sueldo bruto	El sueldo pactado en el contrato	2.000
Sueldo neto	Lo que recibe el trabajador tras sus descuentos (pensión, salud, impuesto a la renta)	1.800
Costo empresa	Bruto + aportes del empleador + beneficios y provisiones	2.680

Los descuentos al trabajador salen de su sueldo bruto: la empresa los retiene y los entrega a quien corresponde (fondo de pensiones, seguro de salud, fisco). Los aportes del empleador se pagan por encima del sueldo y son un gasto adicional de la empresa.

Qué incluye el costo de un trabajador

País	Aportes del empleador	Beneficios principales
México	Cuotas al IMSS, Infonavit, SAR e impuesto estatal sobre nómina	Aguinaldo, vacaciones (12 días el primer año) y prima vacacional
Colombia	Salud, pensión, ARL y parafiscales (caja de compensación y, según el caso, ICBF y SENA)	Prima de servicios, cesantías y sus intereses, vacaciones y dotación
Perú	EsSalud	Dos gratificaciones al año, CTS, 30 días de vacaciones y asignación familiar
España	Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa	Pagas extraordinarias, 30 días naturales de vacaciones

Aunque los nombres cambian, el patrón se repite: un porcentaje sobre el sueldo para la seguridad social, uno o dos sueldos adicionales al año y un fondo que protege al trabajador cuando deja la empresa.

Cálculo paso a paso

Supuestos del ejemplo para un sueldo bruto de 2.000 mensuales:

Descuento al trabajador para su pensión: 10%.
Aporte del empleador a la seguridad social: 9%.
Dos sueldos adicionales al año (gratificaciones, aguinaldo o pagas extra).
Un fondo de compensación por tiempo de servicio equivalente a un sueldo al año.

Concepto	Cálculo	Mensual
Sueldo bruto		2.000,00
Seguridad social del empleador	2.000 × 9%	180,00
Provisión de 2 sueldos extra	2.000 × 2 ÷ 12	333,33
Provisión de compensación por tiempo de servicio	2.000 ÷ 12	166,67
Costo mensual para la empresa		2.680,00

El costo real es 1,34 veces el sueldo bruto: 32.160 al año, frente a los 24.000 que alguien estimaría con "2.000 por 12". Y aún faltan costos que no son de planilla pero existen: uniformes, capacitación, equipos, licencias de software, seguros adicionales. En muchos negocios formales el factor total está entre 1,3 y 1,6.

1. ¿Por qué se provisiona cada mes un sexto del sueldo si los sueldos extra se pagan solo dos veces al año?

Porque la ley obliga a pagarlos cada mes.
Porque el trabajador los gana mes a mes; provisionarlos reparte el gasto en el periodo en que se genera.
Para pagar menos impuestos.

Es el principio de devengo (lección 7): el gasto se registra cuando se genera, no cuando se paga. Así, julio y diciembre no muestran pérdidas artificiales.

El registro contable de la planilla

1. Al cierre de cada mes se reconoce el gasto completo y las obligaciones:

Cuenta	Debe	Haber
Gasto de sueldos	2.000,00
Gasto de seguridad social	180,00
Gasto de sueldos extra	333,33
Gasto de compensación por tiempo de servicio	166,67
Pensiones por pagar (descuento al trabajador)		200,00
Seguridad social por pagar		180,00
Sueldos por pagar (neto)		1.800,00
Provisión de sueldos extra		333,33
Provisión de compensación por tiempo de servicio		166,67
Totales	2.680,00	2.680,00

2. Al pagar, se cancelan los pasivos: Sueldos por pagar contra bancos el día de pago; Pensiones y seguridad social por pagar contra bancos en la fecha de vencimiento. 3. Cuando llega el mes del sueldo extra, se paga contra la provisión acumulada: no es un gasto nuevo, porque ya se registró mes a mes.

2. El descuento de pensión del trabajador (200), ¿es un gasto de la empresa?

Sí, porque la empresa lo paga al fondo.
No: es parte del sueldo bruto del trabajador que la empresa retiene y entrega. El gasto es el sueldo bruto completo.
Solo si el trabajador es nuevo.

El gasto de sueldos ya incluye esos 200. La empresa solo actúa como intermediaria: los retiene y los paga al fondo por cuenta del trabajador.

El costo por hora: la cifra que fija precios

Si vendes servicios (reparaciones, consultoría, diseño, limpieza), necesitas saber cuánto te cuesta cada hora de un trabajador. La cuenta tiene que usar las horas realmente trabajadas, no las del calendario:

Horas contratadas:    48 h × 52 semanas         = 2.496 h
− Vacaciones:         4 semanas × 48 h          =   192 h
− Feriados:           12 días × 8 h             =    96 h
= Horas disponibles                             = 2.208 h

Costo por hora disponible:  32.160 ÷ 2.208      = 14,57
Si solo el 80% del tiempo es facturable:
Costo por hora facturable:  32.160 ÷ (2.208 × 0,8) = 18,21

Compara con el cálculo ingenuo: 24.000 ÷ 2.496 = 9,62 por hora. Quien cotiza con esa cifra cree que gana dinero cobrando 15 la hora, cuando en realidad cada hora facturable le cuesta 18,21 solo en personal, sin contar alquiler, herramientas ni administración (eso lo verás en la próxima lección).

¿Contratar o tercerizar?

Contratar a alguien a tiempo completo tiene sentido cuando hay trabajo para llenar sus horas facturables de forma estable. Si la demanda es irregular, tercerizar o contratar por proyecto puede salir más barato, aunque la tarifa por hora parezca más alta. Eso sí: disfrazar una relación laboral de "servicios" para ahorrar beneficios es ilegal en todos estos países y suele terminar en multas y juicios laborales.

3. Un trabajador cuesta 30.000 al año y tiene 2.000 horas disponibles, de las cuales el 75% son facturables. ¿Cuál es su costo por hora facturable?

15
20
11,25

Horas facturables: 2.000 × 0,75 = 1.500. Costo por hora: 30.000 ÷ 1.500 = 20.

Ejercicio práctico: ¿puedo contratar?

Café Aurora quiere contratar un barista con sueldo bruto de 1.500. Usa los supuestos de la lección (9% de seguridad social, 2 sueldos extra y 1 sueldo de compensación al año). Supón que cada café deja un margen de contribución de 6 (el concepto lo viste en la lección 8).

Calcula el costo mensual y anual del barista.
¿Cuántos cafés adicionales al mes debe vender la cafetería para pagar ese costo?
Registra el asiento mensual de la planilla.

Ver solución

Sueldo bruto                        1.500,00
Seguridad social (9%)                 135,00
Sueldos extra (1.500 × 2 ÷ 12)        250,00
Compensación (1.500 ÷ 12)             125,00
Costo mensual                       2.010,00   → anual 24.120

Cafés adicionales: 2.010 ÷ 6 = 335 cafés al mes (unos 13 por día en 26 días)

Asiento mensual:
Gasto de sueldos                 1.500,00
Gasto de seguridad social          135,00
Gasto de sueldos extra             250,00
Gasto de compensación              125,00
  Pensiones por pagar (10%)                  150,00
  Seguridad social por pagar                 135,00
  Sueldos por pagar                        1.350,00
  Provisión de sueldos extra                 250,00
  Provisión de compensación                  125,00

La pregunta correcta antes de contratar no es "¿puedo pagar 1.500?", sino "¿el nuevo barista generará al menos 335 cafés adicionales al mes, por ejemplo, atendiendo más rápido en hora punta o abriendo más horas?".

Resumen

Sueldo bruto, sueldo neto y costo empresa son tres cifras distintas; la que importa para decidir es el costo empresa.
El costo incluye aportes del empleador, beneficios anuales y provisiones: con frecuencia entre 1,3 y 1,6 veces el sueldo bruto.
Los descuentos al trabajador no son gasto adicional: la empresa los retiene y los entrega.
Provisiona cada mes los beneficios que se pagan una o dos veces al año.
Calcula el costo por hora facturable para cotizar y para decidir si contratar.

En la próxima lección sumarás materiales, mano de obra y costos indirectos para calcular cuánto cuesta cada producto y fijar un precio que de verdad deje ganancia.