Cuentas contables y catálogo o plan de cuentas | Curso de contabilidad para no contadores

Lo que lograrás en esta lección

Entender qué es una cuenta y cómo se mueve su saldo.
Conocer las cuentas más usadas y el plan de cuentas.
Distinguir cuentas de balance y de resultados.
Calcular la depreciación de un activo fijo.

Para registrar miles de operaciones de forma ordenada, la contabilidad agrupa los movimientos en cuentas. Una cuenta es como una carpeta con nombre: "Caja", "Bancos", "Proveedores", "Ventas", "Sueldos". En esta lección verás cuáles son las más comunes, cómo se organizan en un catálogo o plan de cuentas y cómo se llaman en distintos países.

Qué es una cuenta contable

Una cuenta registra todos los aumentos y disminuciones de un mismo concepto. Por ejemplo, la cuenta Bancos recoge cada depósito, transferencia y pago, y su saldo te dice cuánto hay en el banco en cada momento.

Las cuentas se clasifican según el elemento al que pertenecen. Las tres primeras van al balance general; las dos últimas, al estado de resultados:

Cuentas de activo
Cuentas de pasivo
Cuentas de capital (patrimonio)
Cuentas de ingresos
Cuentas de gastos y costos

Las cuentas más usadas

Grupo	Cuenta	Qué registra
Activo	Caja	Efectivo físico en el negocio.
	Bancos	Dinero en cuentas bancarias.
	Clientes / Cuentas por cobrar	Ventas a crédito pendientes de cobro.
	Inventarios (mercaderías, materias primas)	Productos para vender o insumos para producir.
	Propiedad, planta y equipo	Maquinaria, muebles, vehículos, inmuebles.
	Depreciación acumulada	Desgaste acumulado de los activos fijos (resta del activo).
Pasivo	Proveedores / Cuentas por pagar	Compras a crédito pendientes de pago.
	Préstamos bancarios	Deudas con bancos.
	Impuestos por pagar	IVA, IGV, retenciones e impuesto a la renta pendientes.
	Sueldos por pagar	Remuneraciones devengadas y no pagadas.
Capital	Capital social	Aportes de los socios.
	Resultados acumulados	Ganancias o pérdidas de años anteriores no repartidas.
	Resultado del ejercicio	Ganancia o pérdida del periodo actual.
Ingresos	Ventas	Ingresos de la actividad principal.
Ingresos	Otros ingresos	Intereses ganados, alquileres cobrados, etc.
Gastos y costos	Costo de ventas	Lo que costó la mercadería vendida.
	Gastos de administración	Alquiler de oficina, sueldos administrativos, servicios.
	Gastos de ventas	Publicidad, comisiones, sueldos de vendedores.
	Gastos financieros	Intereses de préstamos, comisiones bancarias.

1. ¿Qué cuenta registra lo que los clientes te deben por ventas a crédito?

Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Capital

Cuentas por cobrar es un activo: dinero que vas a recibir. Cuentas por pagar es lo que tú debes a proveedores.

El catálogo o plan de cuentas

Cada empresa usa una lista ordenada y codificada de sus cuentas, llamada catálogo de cuentas o plan de cuentas. El código numérico indica a qué grupo pertenece la cuenta y permite que el software genere los estados financieros automáticamente.

Un catálogo simple podría verse así:

1     ACTIVO
1.1   Activo corriente
1.1.1 Caja
1.1.2 Bancos
1.1.3 Clientes
1.1.4 Inventarios
1.2   Activo no corriente
1.2.1 Mobiliario y equipo
1.2.2 Depreciación acumulada
2     PASIVO
2.1.1 Proveedores
2.1.2 Impuestos por pagar
2.2.1 Préstamos bancarios a largo plazo
3     CAPITAL
3.1   Capital social
3.2   Resultados acumulados
4     INGRESOS
4.1   Ventas
5     COSTOS Y GASTOS
5.1   Costo de ventas
5.2   Gastos de administración
5.3   Gastos de ventas
5.4   Gastos financieros

Cómo se llama en cada país

Muchos países tienen un plan de cuentas oficial o de referencia. Si trabajas con un contador o un software local, verás estos nombres:

País	Nombre	Particularidad
México	Catálogo de cuentas con código agrupador del SAT	Cada empresa diseña su catálogo, pero debe asociar cada cuenta al código agrupador para la contabilidad electrónica.
Colombia	PUC (Plan Único de Cuentas)	Clase 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Gastos, 6 Costos de ventas, 7 Costos de producción.
Perú	PCGE (Plan Contable General Empresarial)	Elementos 1 a 5 para el balance, 6 gastos por naturaleza, 7 ingresos, 9 contabilidad analítica.
España	PGC (Plan General de Contabilidad)	Grupos 1 a 5 de balance, 6 compras y gastos, 7 ventas e ingresos.

Consejo práctico

Si tienes un negocio pequeño, no inventes cuentas de más. Un catálogo con 30 o 40 cuentas bien pensadas es más útil que uno con 300 que nadie entiende. Lo importante es que los gastos estén separados por tipo (alquiler, sueldos, publicidad…) para saber dónde se va el dinero.

Cuentas de balance y cuentas de resultados

Hay una diferencia de comportamiento importante:

Cuentas de balance (activo, pasivo, capital) son permanentes: su saldo pasa de un periodo al siguiente. El dinero que hay en el banco el 31 de diciembre sigue ahí el 1 de enero.
Cuentas de resultados (ingresos y gastos) son temporales: acumulan lo de un periodo y, al cerrarlo, su saldo se traslada al capital como ganancia o pérdida. El 1 de enero, "Ventas" vuelve a empezar en cero.

2. ¿Cuál de estas es una cuenta de resultados, que se reinicia cada periodo?

Caja
Ventas
Préstamos bancarios

Ingresos y gastos son cuentas de resultados; al cierre, su saldo pasa al capital como utilidad o pérdida y vuelven a cero.

Una cuenta especial: la depreciación

La máquina de café de Café Aurora costó 6.000 y durará, digamos, 5 años. No sería justo cargar los 6.000 como gasto del primer mes, porque se usará durante 60 meses. Por eso se reparte su costo a lo largo de su vida útil mediante la depreciación:

Depreciación mensual (método lineal) = Costo ÷ Vida útil en meses
= 6.000 ÷ 60 = 100 por mes

Cada mes se registra un gasto por depreciación de 100 y se acumula en la cuenta Depreciación acumulada, que se resta del valor del equipo en el balance. La depreciación es un gasto que no sale de la caja: el dinero ya salió cuando se compró la máquina. Esta diferencia es clave para entender el flujo de efectivo.

3. Una máquina cuesta 12.000, tiene una vida útil de 5 años y no tiene valor residual. ¿Cuál es su depreciación anual en línea recta?

12.000
2.400
1.000

12.000 ÷ 5 años = 2.400 por año. La depreciación reparte el costo del activo durante su vida útil.

Ejercicio práctico

Clasifica cada cuenta como activo, pasivo, capital, ingreso o gasto, y di si es corriente o no corriente cuando aplique:

Publicidad en redes sociales
Camioneta de reparto
IVA / IGV por pagar
Intereses cobrados por un depósito a plazo
Préstamo a 3 años
Mercadería en el almacén

Ver respuestas

Gasto (de ventas).
Activo no corriente.
Pasivo corriente.
Ingreso (otros ingresos / ingresos financieros).
Pasivo: la parte que vence en los próximos 12 meses es corriente; el resto, no corriente.
Activo corriente (inventario).

Resumen

Una cuenta agrupa los movimientos de un mismo concepto y tiene un saldo.
El catálogo o plan de cuentas las ordena con códigos: 1 activo, 2 pasivo, 3 capital, 4 ingresos, 5 y siguientes gastos y costos (varía según el país).
Las cuentas de balance son permanentes; las de resultados se reinician cada periodo.
La depreciación reparte el costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil.

En la próxima lección: Partida doble: debe y haber, cargos y abonos con ejemplos. Verás las reglas del cargo y el abono y cómo hacer asientos contables, incluidos los impuestos.