Lección 3 de 16 · Nivel 1: Básico
Alcance y EDT: cómo dividir el trabajo
- ⏱ 14 min de lectura
- ❓ 4 preguntas de repaso
- ✍️ Ejercicio con solución
En esta lección
- Diferenciar el alcance del producto del alcance del proyecto.
- Redactar un enunciado del alcance con entregables, criterios de aceptación y exclusiones.
- Construir una EDT (estructura de desglose del trabajo) aplicando la regla del 100%.
- Documentar paquetes de trabajo en un diccionario de la EDT.
- Reconocer y frenar el crecimiento descontrolado del alcance.
El alcance responde a la pregunta más importante del proyecto: ¿qué trabajo hay que hacer y qué trabajo no? Y la herramienta para responderla es la EDT, la estructura de desglose del trabajo: un árbol que divide el proyecto en piezas cada vez más pequeñas hasta llegar a paquetes que alguien puede estimar, hacer y entregar. Sin una buena EDT, el cronograma y el presupuesto de las próximas lecciones se construyen sobre arena. Seguiremos con la tienda online de Textiles Inti, la pyme de Gamarra de la lección anterior.
- Define el alcance
- Escribe exclusiones
- Arma la EDT
- Haz el diccionario
- Controla el alcance
Alcance del producto y alcance del proyecto
Son dos cosas distintas que se confunden a menudo:
- Alcance del producto: las características de lo que se entrega. La tienda tendrá 120 productos, filtros por talla y color, pago con tarjeta y billetera digital, y seguimiento del pedido.
- Alcance del proyecto: todo el trabajo necesario para entregar ese producto. Incluye cosas que el cliente nunca ve: la sesión de fotos, el contrato con el courier, la capacitación de las vendedoras, las pruebas y la propia gestión del proyecto.
Muchos presupuestos fallan porque solo consideran el alcance del producto. «La plataforma cuesta S/ 9.600» es cierto, pero la tienda no funciona sin fotos, fichas de producto, pruebas y personas capacitadas. Ese trabajo «invisible» es justo el que la EDT obliga a ver.
El enunciado del alcance
Es el documento que amplía el alcance de alto nivel del acta de constitución. Tiene cinco partes y cada una evita un tipo distinto de discusión futura:
| Parte | Para qué sirve | Ejemplo en Textiles Inti |
|---|---|---|
| Entregables | Lista de lo que se entrega | Tienda publicada, 120 fichas de producto, manual de despacho, 2 vendedoras capacitadas |
| Criterios de aceptación | Cómo sabremos que cada entregable está bien | La página de producto carga en menos de 3 segundos en un celular con 4G; 20 compras de prueba sin errores |
| Exclusiones | Lo que no se hará | App móvil, envíos a provincias, venta al por mayor online |
| Supuestos | Lo que damos por cierto sin poder confirmarlo | Habrá stock de los 120 productos para la sesión de fotos |
| Restricciones | Límites que no podemos cambiar | Lanzamiento antes del 31 de julio; máximo S/ 45.000; Luis solo dedica el 60% de su tiempo |
Escribir lo que no se hará parece innecesario hasta el día en que el cliente dice «pero yo pensé que los envíos a Arequipa venían incluidos». Si está en las exclusiones firmadas, la conversación dura un minuto; si no, puede durar semanas.
1. A mitad del proyecto, la gerenta pide que la tienda también acepte pedidos al por mayor. Si eso figura en las exclusiones del enunciado del alcance, ¿qué corresponde hacer?
El alcance sí puede cambiar, pero de forma controlada: se analiza el impacto y quien tiene autoridad decide con la información completa. Lo verás en detalle en la lección de control de cambios.
La EDT: dividir para poder gestionar
La EDT (en inglés WBS, work breakdown structure) es una descomposición jerárquica de todo el trabajo del proyecto, orientada a entregables. En el primer nivel están los grandes bloques; en el último, los paquetes de trabajo: piezas lo bastante pequeñas como para estimar su costo y su duración con confianza y asignarlas a un responsable.
Así quedó la EDT de la tienda online:
Las cuatro reglas de una buena EDT
- Regla del 100%: la suma del trabajo de los hijos es exactamente el trabajo del padre. Si algo no está en la EDT, no está en el proyecto (y no tiene presupuesto ni responsable).
- Sin solapamientos: cada pieza de trabajo aparece una sola vez. Si «capacitación» está en Logística y también en Lanzamiento, se presupuesta dos veces.
- Orientada a entregables: usa sustantivos («Fichas de producto») y deja los verbos para la lista de actividades del cronograma («Redactar fichas», «Revisar tallas»).
- Tamaño razonable de los paquetes: una regla práctica muy usada es que un paquete no tenga menos de 8 ni más de 80 horas de trabajo, o que se pueda completar dentro de un periodo de reporte (por ejemplo, dos semanas). Es una guía, no una ley.
También ayuda numerar cada elemento (1, 1.1, 1.2…). Ese código será la «dirección» de cada paquete en el cronograma, en el presupuesto y en los reportes.
Cómo construirla en cinco pasos
- Paso 1Parte del objetivo y de los entregables del actaEscribe el nombre del proyecto arriba y debajo los grandes entregables. Incluye siempre una rama de «Gestión del proyecto».
- Paso 2Descompón cada rama con el equipoPregunta a quien hará el trabajo: «¿qué piezas necesitas producir para entregar esto?». Una sesión de 90 minutos con notas adhesivas suele bastar.
- Paso 3Detente en el nivel correctoDeja de dividir cuando puedas estimar costo y duración con confianza y asignar un único responsable.
- Paso 4Comprueba la regla del 100%Recorre cada rama de abajo hacia arriba y pregúntate: «si termino todos los hijos, ¿está terminado el padre?».
- Paso 5Valida con el patrocinadorLa EDT aprobada, el enunciado del alcance y el diccionario forman la línea base del alcance.
2. La rama «4 Catálogo» tiene un presupuesto de S/ 10.200, pero sus tres paquetes suman S/ 8.700. ¿Qué indica esa diferencia?
Por la regla del 100%, los hijos deben sumar exactamente lo mismo que el padre. Una diferencia de S/ 1.500 indica un paquete olvidado (por ejemplo, la edición de las fotos) o un error de estimación.
El presupuesto por rama
Cuando cada paquete tiene su costo estimado, la EDT se convierte en la base del presupuesto. Estos son los totales por rama de Textiles Inti:
| Rama de la EDT | Costo estimado | % del total |
|---|---|---|
| 1 Gestión del proyecto | S/ 4.200 | 10,0% |
| 2 Diseño de la tienda | S/ 7.800 | 18,6% |
| 3 Plataforma y pagos | S/ 9.600 | 22,9% |
| 4 Catálogo de productos | S/ 10.200 | 24,3% |
| 5 Logística y atención | S/ 5.400 | 12,9% |
| 6 Lanzamiento | S/ 4.800 | 11,4% |
| Total | S/ 42.000 | 100% |
Un dato revelador: el catálogo (fotos, fichas y carga de productos) cuesta más que la plataforma. Es el típico trabajo que se subestima cuando se piensa solo en «hacer la página web». Sumando la reserva de S/ 3.000 del acta, el proyecto llega a los S/ 45.000 aprobados.
3. La rama «3 Plataforma y pagos» tiene tres paquetes: dominio S/ 600, configuración S/ 6.200 y pasarela de pagos. Si la rama suma S/ 9.600, ¿cuánto cuesta la pasarela?
Por la regla del 100%: 9.600 − 600 − 6.200 = 2.800. La EDT no solo organiza el trabajo, también cuadra el dinero.
El diccionario de la EDT
El nombre de un paquete («4.1 Fotos») no basta para saber qué incluye. El diccionario de la EDT es una ficha por paquete que lo describe sin ambigüedad. Así se ve la del paquete de fotos:
| Campo | 4.1 Sesión de fotos de producto |
|---|---|
| Descripción | Fotografía de los 120 productos en fondo blanco (3 tomas cada uno) y 15 fotos con modelo para portada y redes |
| Responsable | Ana Ccori, asistente de marketing |
| Criterio de aceptación | Imágenes de al menos 1.200 × 1.200 píxeles, color fiel al producto, aprobadas por la gerenta |
| Costo estimado | S/ 4.800 (fotógrafo, modelo, alquiler de estudio por 3 días) |
| Duración estimada | 2 semanas (incluye edición) |
| Depende de | Stock disponible de los 120 productos (supuesto del enunciado) |
Controlar el alcance: la lucha contra el «ya que estamos»
El alcance aprobado es la línea base: la referencia contra la que se mide todo. El mayor enemigo de esa línea base son los pequeños agregados que nadie evalúa. Existen dos versiones del problema:
- Qué es
- El cliente o el patrocinador va pidiendo cosas pequeñas que se aceptan sin evaluar.
- Ejemplo
- «Ya que estamos, agreguen un blog»; «y un chat en vivo»; «y cupones de descuento».
- Remedio
- Todo pedido nuevo pasa por una solicitud de cambio con impacto en plazo y costo.
- Qué es
- El propio equipo agrega extras que nadie pidió, «para impresionar».
- Ejemplo
- El diseñador crea animaciones complejas que vuelven lenta la tienda en celulares.
- Remedio
- Entregar lo acordado, con calidad. Las mejoras se proponen, no se regalan.
Al final de cada entregable importante, el patrocinador lo revisa contra los criterios de aceptación y lo acepta formalmente. Esa aceptación, por escrito aunque sea un correo, es la prueba de que el alcance se cumplió.
4. Sin que nadie lo pidiera, el programador agrega un comparador de productos a la tienda, lo que retrasa una semana las pruebas. ¿Cómo se llama esto?
Es chapado en oro: el equipo añade algo no solicitado. Aunque la intención sea buena, consume tiempo y dinero que no estaban previstos.
Ejercicio práctico
Debes organizar un seminario de un día para 150 personas en Santiago de Chile. Estos son los costos estimados del trabajo (en pesos chilenos):
- Coordinación del proyecto: $900.000
- Arriendo del salón: $1.800.000
- Catering (150 × $15.000): $2.250.000
- Equipos de audio y video: $650.000
- Honorarios de expositores: $1.200.000
- Credenciales y materiales (150 × $2.000): $300.000
- Diseño gráfico de piezas: $350.000
- Publicidad en redes: $500.000
- Plataforma de inscripción: $120.000
- Fotografía: $250.000
- Encuesta e informe final: $80.000
- Agrupa los elementos en una EDT de cinco ramas de primer nivel.
- Calcula el costo de cada rama y el total, y comprueba la regla del 100%.
- Escribe dos exclusiones razonables.
Ver solución
Una EDT posible:
| Rama | Paquetes | Costo |
|---|---|---|
| 1 Gestión del proyecto | Coordinación | $900.000 |
| 2 Sede y logística | Salón, catering, audio y video | $4.700.000 |
| 3 Contenido | Expositores, credenciales y materiales | $1.500.000 |
| 4 Difusión e inscripción | Diseño, publicidad, plataforma | $970.000 |
| 5 Registro y evaluación | Fotografía, encuesta e informe | $330.000 |
| Total | $8.400.000 |
Comprobación: la suma de los once elementos de la lista también da $8.400.000, así que cada costo está en una sola rama y ninguno quedó fuera. Exclusiones posibles: «No incluye traslados ni alojamiento de los asistentes» y «No incluye transmisión en vivo por internet».
Resumen
- El alcance del producto describe lo que se entrega; el del proyecto, todo el trabajo para entregarlo.
- El enunciado del alcance incluye entregables, criterios de aceptación, exclusiones, supuestos y restricciones.
- La EDT divide el proyecto en paquetes de trabajo; la regla del 100% asegura que no falte ni sobre nada.
- El diccionario de la EDT describe cada paquete: responsable, criterio de aceptación, costo y duración.
- La línea base del alcance se protege de la corrupción del alcance y del chapado en oro con control de cambios.
En la próxima lección: Interesados (stakeholders) y plan de comunicación. Aprenderás a identificar a todas las personas que pueden influir en el proyecto, a priorizarlas con la matriz poder-interés y a decidir qué comunicar a cada una.
Crea tu cuenta en 30 segundos, marca tus lecciones y descarga el certificado al terminar.