Cronograma y diagrama de Gantt paso a paso

El cronograma responde a la pregunta que todo patrocinador hace primero: ¿cuándo estará listo? Para contestarla con fundamento necesitas saber qué actividades hay, en qué orden deben hacerse y cuánto dura cada una. El resultado se dibuja en un diagrama de Gantt: barras horizontales sobre un calendario, que cualquiera entiende de un vistazo. Volvemos a Café Ruta 7, la cafetería de Lima que abre su segundo local en Surco con 16 semanas de plazo.

1. Lista actividades
2. Define dependencias
3. Estima duraciones
4. Calcula fechas
5. Dibuja el Gantt

Paso 1: de la EDT a la lista de actividades

La EDT de la lección 3 tiene entregables (sustantivos). El cronograma necesita actividades (verbos): las acciones que producen cada entregable. Por ejemplo, el paquete «Personal capacitado» se convierte en publicar la convocatoria, entrevistar, contratar y capacitar.

¿Hasta qué nivel de detalle? Para el cronograma general basta con actividades de una a seis semanas. El detalle diario lo maneja cada responsable. En Café Ruta 7, Diego, el director del proyecto, trabajó con nueve actividades: un cronograma de 200 tareas no lo revisa nadie, y uno que nadie revisa no sirve.

Paso 2: dependencias entre actividades

Una dependencia indica que una actividad no puede empezar o terminar hasta que otra lo haga. Hay cuatro tipos:

A una dependencia se le puede añadir un retraso (espera obligatoria) o un adelanto (solapamiento permitido). «Colocar el piso, FC + 7 días» significa esperar una semana de secado del contrapiso. «Capacitación, FC − 3 días» significa que puede empezar tres días antes de que termine la contratación, con quienes ya firmaron.

Paso 3: estimar duraciones

Hay tres formas habituales de estimar cuánto dura una actividad. Puedes combinarlas:

La técnica de tres puntos es la mejor para actividades inciertas, como un trámite municipal. La versión PERT da más peso al escenario más probable:

Duración esperada = (O + 4 × M + P) ÷ 6
Desviación estándar ≈ (P − O) ÷ 6

Licencia de funcionamiento: O = 2, M = 3, P = 10 semanas
Duración esperada = (2 + 4 × 3 + 10) ÷ 6 = 24 ÷ 6 = 4 semanas

Fíjate en que el resultado (4) es mayor que el valor más probable (3). El pesimista largo «jala» la estimación: es la forma matemática de decir «esto suele complicarse».

Paso 4: calcular las fechas

Con actividades, dependencias y duraciones, cada actividad empieza cuando terminan todas sus predecesoras. Si una actividad tiene dos predecesoras, manda la que termina más tarde. Así quedó el cronograma de Café Ruta 7 (todas las dependencias son fin a comienzo):

Mira la actividad F: depende de la remodelación (termina en la semana 11) y de la compra de equipos (termina en la 9). Manda la remodelación, así que la instalación es en la semana 12. Los equipos esperarán dos semanas guardados: ese es su margen.

Paso 5: el diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt pone esas fechas en un calendario. Cada barra es una actividad; su largo es su duración:

La cadena de actividades sin margen (A, B, D, F, G, I) se llama ruta crítica: suma exactamente 3 + 2 + 6 + 1 + 3 + 1 = 16 semanas. Cualquier retraso en ella retrasa la inauguración. En la próxima lección aprenderás a calcularla formalmente, con holguras en días.

Hitos y línea base

Los hitos (rombos en el Gantt) marcan momentos clave sin duración: contrato firmado, licencia obtenida, inauguración. Cuando el patrocinador aprueba el cronograma, guardas una copia congelada: la línea base. Durante el proyecto comparas las fechas reales contra ella; si solo actualizas el plan sin guardar la línea base, pierdes la referencia para saber cuánto te desviaste.

Tu Gantt en Excel o Google Sheets

No necesitas software especializado para un proyecto como este. La hoja Gantt de la plantilla funciona así:

1. Columnas: Id, Actividad, Responsable, Predecesoras, Inicio (columna E), Fin (F), Duración en días laborables (G), % de avance y Crítica (Sí/No). La primera actividad está en la fila 6.
2. La duración se calcula con los días laborables entre las dos fechas, descontando los feriados que escribas en una lista:

   =DIAS.LAB(E6; F6; Feriados)

3. Si prefieres escribir la duración y calcular el fin, usa la función inversa (resta 1 porque el día de inicio también se trabaja):

   =DIA.LAB(E6; G6 - 1; Feriados)

4. A la derecha, desde la columna J, una fila (la 5) con el lunes de cada semana y un formato condicional que pinta la celda cuando la semana se cruza con las fechas de la actividad:

   =Y($E6 <= J$5 + 6; $F6 >= J$5)

   Si prefieres una columna por día en lugar de por semana, la regla es más simple: =Y(J$5 >= $E6; J$5 <= $F6).

Los signos $ son los que hacen que la regla funcione al copiarla en toda la cuadrícula: fijan la fila de las fechas y las columnas de inicio y fin. Si no tienes claro cómo funcionan, repasa referencias relativas y absolutas y formato condicional en el curso de Excel.

Errores comunes al hacer un cronograma

Resumen

• Convierte los entregables de la EDT en actividades con verbos y de una a seis semanas de duración.
• Las dependencias pueden ser FC, CC, FF o CF, con adelantos o retrasos; la FC es la más común.
• Estima con analogías, parámetros o tres puntos: (O + 4M + P) ÷ 6 para actividades inciertas.
• Cuando una actividad tiene varias predecesoras, empieza cuando termina la última.
• En Excel, DIAS.LAB, DIA.LAB y un formato condicional bastan para un Gantt funcional; guarda siempre la línea base.

En la próxima lección: Ruta crítica (CPM) y holguras. Calcularás paso a paso los inicios y finales tempranos y tardíos de una obra en Monterrey, sus holguras y cómo acortar el plazo al menor costo.