Calidad, control de cambios y seguimiento

Planificar bien es la mitad del trabajo; la otra mitad es mantener el proyecto en curso mientras la realidad empuja en otra dirección. Esta lección reúne tres disciplinas que se necesitan entre sí: la calidad (que lo entregado cumpla lo prometido), el control de cambios (que el plan cambie solo de forma ordenada) y el seguimiento (que todos sepan, sin sorpresas, cómo va el proyecto). Usaremos la app de Panaderías La Espiga, en Bogotá, y la bodega de Construcciones Garza, en Monterrey.

1. Define la calidad
2. Prioriza con Pareto
3. Invierte en prevenir
4. Controla los cambios
5. Reporta el estado

Paso 1: qué significa calidad en un proyecto

Calidad es el grado en que un entregable cumple los requisitos acordados. No es lo mismo que el grado, que es la categoría del producto. Un hotel de tres estrellas puede tener una calidad excelente (todo funciona, todo limpio) y uno de cinco estrellas, una calidad pésima. Una app sencilla puede ser de alta calidad si hace bien lo poco que promete.

La gestión de la calidad tiene tres momentos:

La regla de fondo: la calidad se construye durante el trabajo, no se «agrega» inspeccionando al final. La inspección encuentra defectos; los procesos buenos los evitan.

Paso 2: priorizar con el diagrama de Pareto

En las pruebas con clientes reales, el equipo registró 86 defectos. No había tiempo para corregir todo a la vez. Andrés, el Scrum Master, los clasificó por causa y los ordenó de mayor a menor:

Es el principio de Pareto, también llamado regla 80/20: pocas causas suelen explicar la mayor parte de los problemas. No es una ley exacta (aquí son 3 de 6 causas para el 79%), pero casi siempre aparece un grupo pequeño de causas dominantes. En Excel, ordena la tabla de mayor a menor y calcula el acumulado con =SUMA($B$2:B2)/SUMA($B$2:$B$7) copiado hacia abajo.

Paso 3: el costo de la calidad

La calidad cuesta dinero, y la mala calidad cuesta más. El costo de la calidad se divide en cuatro categorías:

Construcciones Garza comparó dos obras similares en Monterrey. En la segunda invirtió más en prevención y evaluación:

Gastó $65.000 MXN más en prevenir y evaluar, y ahorró $210.000 en fallas. Resultado neto: $145.000 menos y, sobre todo, un cliente sin goteras. Las fallas externas son las más caras porque, además del arreglo, dañan la relación con el cliente.

Paso 4: el control integrado de cambios

Los cambios no son el enemigo: muchos mejoran el resultado. El enemigo es el cambio no evaluado. Todo cambio que afecte el alcance, el cronograma o el presupuesto aprobados (las líneas base) sigue el mismo camino:

1. Paso 1Solicitud por escritoQuién pide qué y por qué. Un formulario de media página o un correo con estructura fija basta.
2. Paso 2Análisis de impactoEl director, con el equipo, estima el efecto en alcance, plazo, costo, calidad y riesgos. ¿La actividad afectada está en la ruta crítica?
3. Paso 3DecisiónAprueba o rechaza quien tiene autoridad: el patrocinador o un comité de control de cambios. El director recomienda, no decide solo.
4. Paso 4Actualizar planes y líneas baseSi se aprueba, se actualizan el alcance, el cronograma, el presupuesto y el registro de riesgos.
5. Paso 5ComunicarTodos los afectados se enteran de la decisión y de lo que cambia para ellos.

Un cambio real en la bodega de Monterrey

A mitad de la obra, el cliente pidió un mezanine de oficinas de 80 m². Paola Garza, la directora del proyecto, hizo el análisis: el mezanine se monta después de la estructura y antes de los acabados, sobre la ruta crítica, así que sus 7 días de trabajo se suman al plazo. Este es el registro del cambio:

Fíjate en la adenda: como el cambio mueve la fecha, la penalización por atraso de la lección 6 se recalcula sobre la nueva fecha de 57 días. Sin ese documento, la constructora habría terminado «atrasada» por algo que pidió el propio cliente.

Paso 5: el seguimiento y el reporte de estado

Un reporte de estado útil cabe en una página y responde tres preguntas: ¿cómo vamos?, ¿qué riesgos o problemas hay? y ¿qué necesito de ti? Para que el semáforo no dependa del ánimo del director, define los umbrales por adelantado:

Desviación relativa = (Real − Planificado) ÷ Planificado

Verde:    desviación de 5% o menos
Amarillo: más de 5% y hasta 10%
Rojo:     más de 10%

Avance planificado a la fecha 60%, avance real 55%:
(55 − 60) ÷ 60 = −8,3%  → Amarillo

Para el costo se aplica lo mismo: si a la fecha se planificaba gastar $1.200.000 y se gastaron $1.230.000, la desviación es +2,5%: verde. En la próxima lección verás una forma más precisa de medir esto, el valor ganado, que separa el avance del gasto.

Antes de enviar tu reporte, revisa que tenga:

• Semáforo general y por dimensión (alcance, plazo, costo, calidad), con los umbrales a la vista.
• Logros del periodo e hitos próximos con fecha.
• Los tres riesgos o problemas principales, con su responsable y acción.
• Cambios solicitados y su estado (pendiente, aprobado, rechazado).
• Decisiones o ayuda que necesitas del patrocinador, con fecha límite.

Resumen

• Calidad es cumplir los requisitos acordados; se planifica, se asegura con buenos procesos y se controla con pruebas.
• El diagrama de Pareto muestra las pocas causas que explican la mayoría de los defectos: atácalas primero.
• Invertir en prevención y evaluación suele reducir el costo total de la calidad; las fallas externas son las más caras.
• Todo cambio a las líneas base pasa por solicitud, análisis de impacto, decisión de quien tiene autoridad, actualización y comunicación.
• Reporta en una página con semáforo y umbrales numéricos definidos de antemano.

En la próxima lección: Valor ganado (EVM): CPI, SPI y pronósticos. Medirás con números si un proyecto va atrasado o sobre presupuesto y pronosticarás cuánto costará al terminar.